Centraliser la gestion des mails sous un tenant O365

Posté par Amélie | 23/01/2023

Comment réunir l'ensemble des sites d'usines et de services d'un grand groupe européen sous un seul et même système d'e-mail ?

Regrouper les e-mails de plusieurs entités, rien de plus facile avec ce tuto qui vous permez de centraliser la la gestion des mail sous un seul et même tenant O365 !  

Chez Maxinfoweb, notre spécialité : la gestion de messagerie sur le cloud. petit retour d'expérience via un cas pratique sur une  problématique rencontré par l'un de nos client.

Le contexte : réunir toutes les entités d'un grand groupe

Nous avons réalisé ce projet pour notre client, grand groupe européen cotée en bourse, composé de 13 entreprises située dans toutes la France et en Belgique. Il est spécialisé dans le domaine de l’industrie et de l’économie circulaire.

Le but sur ce travail, était de réunir l’ensemble de ses sites d’usines et de services sous un seul et même système d’e-mail.

Chaque entité du groupe, avait déjà à disposition, un système de gestion des e-mails, mais avec des outils différents, comme :

• Serveur d’email POP3/SMTP.
• Serveur Microsoft Exchange local.
• IBM lotus notes.
• Ou encore Office 365.

La gestion des noms de domaine était également disparate et aucun système de DNS n’était homogène.

Par ailleurs, plusieurs informaticiens composent le groupe et tous souhaitaient le monopole sur leur propre système informatique. Chacun voulait réaliser les actions pour son entité et donc aucune synergie pour réaliser ce type de projet.

A cela s'ajoutait un problème de timing. Pour des raisons de production, chaque entité ne pouvait se joindre au groupe qu’à une période bien définie, (pour cause de fermeture, congés, arrêt de production) etc...

Et un problème de sécurité, certaines entités avaient dû effectuer leur migration dans la précipitation.

Objectif : facilité la collaboration et centraliser les ressources

L’objectif était de bénéficier d’une suite de logiciel pouvant gérer l’infrastructure email, contact, agenda, mais également le pack office.

Ce logiciel, devait être collaboratif entre les entités du groupe, et bénéficier à la possibilité de déplacer les collaborateurs d’une entité a une autre de manière efficace. Et ainsi, permettre à certains collaborateurs d’être multitâches dans les différentes entités.

La solution choisi était donc de centraliser cela sous un tenant Office 365 unique.

Notre mission : migrer toutes les entités du groupe vers un seul et même tenant Office 365.

Pour cela :

• Il a fallu dans un premier temps, décompter, trier et comptabiliser les utilisateurs encore actifs, en collaboration avec l’informaticien en charge de chaque site.
• Récupérer le contenu des éléments présent dans les boites mails, afin de les migrer vers le tenant Office 365 et plus spécifiquement la boite de chaque utilisateur, réorganiser les ressources collaboratives et leur permettre d’appréhender les nouveaux outils.
• La migration des DNS du nom de domaine, a été effectuée le vendredi soir. Puis nous avions créés des taches automatisées de la migration, pour le week-end.
• Nous nous étions connectés sur les postes des utilisateurs afin d’installer les clients lourd Microsoft Outlook sur les Pc, et dès le lundi matin, nous avions enchainés sur les vérifications avec les utilisateurs, pour contrôler qu’aucun élément ne manquait (contacts, emails, agenda).
• Nous avions clôturé ce dossier, en réalisant d’un compte-rendu du projet.

Résultat du projet : 1 an de travail et un client satisfait

Ce projet a duré 1 an, le tenant office 365 regroupe aujourd’hui 13 entités, dont 283 utilisateurs environ.

Plus en détails :

• 77 comptes Exchange Online (Plan 1)
• 1 comptes Microsoft 365 Apps for business
• 7 comptes Microsoft 365 Business Basic
• 199 comptes Microsoft 365 Business Standard
• 1 compte Visio Plan 2

Quotidiennement, nous réalisons et centralisons des demandes de modification pour l’ensemble des informaticiens du groupe, et en moins de 2H depuis notre centre de support.

La facturation mensuelle est suivant les demandes exprimées par entité, hors TVA, tel compte pour tel société, etc…

Nous provisionnons et accompagnons nos clients sur les types de comptes à employer en fonction des situations et ainsi que sur les SAV qui concernent les comptes Microsoft Office 365.